SEワンタンの独学備忘録

IT関連の独学した内容や資格試験に対する取り組みの備忘録

【Hignull】秘書BOTつきプロジェクト管理ツール「Hignull」を使ってみよう

今回は「TinyBetter株式会社」様より記事作成の依頼をいただいたプロジェクト管理ツール「Hignull」(ヒグヌル)のご紹介となります。

Hignullとは

Hignull(ヒグヌル)

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Hignull(ヒグヌル)とはTinyBetter株式会社が開発、提供を行っている「web型の秘書BOTつきのオフィスツール」のことです。

TinyBetter株式会社:TinyBetter, Inc.


搭載機能は大きく分けて以下の3種類になります。

・カレンダー機能
・タスク管理機能
・予約管理機能


本ツールは一か月は無料のトライアル期間が存在しますが、正式利用を開始する場合の費用は以下の通りのようです。
※料金については、公式HPや問い合わせによりよく確認を行ってください。

機能 料金
プロジェクト管理ツール 1000円(1ユーザ/月)
予約管理ツール 2000円(1ユーザ/月)
トライアル利用

Hignullでは、最初の一か月間は無料のトライアルを行うことができます。
本記事作成に当たって、私もトライアルを利用していますので、以下利用開始の手順になります。

トライアル利用開始手順

www.hignull.com

上記の公式サイトの申し込みフォームで利用したいサービスを選択し、メールアドレスを入力する。

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送信ボタンを押下し「メールが送信されました。」のメッセージが表示されたらOKです。

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当該メールアドレスに「Hignullのトライアルメールです。」のメールが届くのでリンクを押下します。

リンクを押下するとユーザ情報登録ページが表示されると思うので、必要情報を入力し登録を押下しましょう。

余談ですが、初期表示時にパスワードが入力されている場合は、先ほど使用したメールアドレスになっているようです。
初期表示を削除して入力し直しても問題ありません。

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登録に失敗する場合はユーザ名かぶりかもしれません。別のユーザ名を再入力しましょう。

ユーザ登録までできるとトップ画面に遷移します。先ほど登録したユーザ名が右上ユーザ名として、会社名は全社プロジェクト名として表示されます。

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登録は簡単ですね。
あとはゴリゴリ使い倒しましょう。


なお、トライアル期間に課金が発生しないのはもちろんですが、以下の通り支払い方法の設定により正式利用が開始され課金が発生するようです。

トライアル期間中は課金はされません。 支払い方法を設定すると正式に利用が開始されます。 1カ月ごとに利用料したライセンスの分だけお支払い頂く形になります
引用元:公式サイトスタートページより

第一印象


【秘書BOT】

第一印象はとにかく「秘書BOTが面白そう」でしたね。
これは利用者としての側面と普段システム開発を行っているエンジニアとしての両面からです。

チームで使う時には自分にタスクが追加されたときや、タスクにコメントが追加されたときなど設定したタイミングで秘書BOTがお知らせしてくれます。 秘書BOTを使用することでプロジェクトのアクティブ率を上げることが出来ます。
引用元:公式サイト

上記の通り、公式サイトでも推している機能なので、BOTで何がどこまでできるのか楽しみです。


【プロジェクト管理ツールといえば】

あとはプロジェクト管理ツールときいて、すぐに思い浮かんだのは使用経験のある「redmine」でした。
公式サイトのツールの画面をみたときはredmineとOutlookの機能を部分的に合わせた感じなんだろうか?という印象を受けました。


【レビュー記事作成にあたって】

レビューを行うに当たっては、今回のトライアル利用ではどうしても個人的な利用になってしまう点にやや懸念がありました。
というのもプロジェクトツールというのはやはりプロジェクト(複数人)で使用してこそ真価を発揮するものではないかと思っているからです。

個人的な使いやすさや好みはお伝えできると思いますが、プロジェクトでの使用は他ツールとの比較や想像で書いていこうと思います。

秘書BOT

ここからはツールを実際に使ってみて、使い方や使用感を書いていきます。

秘書BOTを登録

まずは秘書BOTの設定を行っていきます。初期画面でも一番推されていますね。

アクションメニューの秘書BOTを押下し、表示される秘書BOTの設定ボタンを押下します。

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ボットの設定画面、今回はスタンダードなHignullbotを選択しました。

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UIとなるメッセンジャーアプリを選択します。
今回はLINEを選択。

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選択するとQRコードが表示されるので、読み込んで友達に追加しましょう。
追加したときの分類は「公式サイト」になるようです。

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最初に先ほどの画面に表示されていた暗証番号を入力します。

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これで登録が完了し様々な機能で使用できるようになります。実際の使用は各機能でやっていこうと思います。

カレンダー機能

予定の登録

カレンダー機能ではカレンダー上に予定の登録を行うことができます。

まずは予定の登録を行ってみます。
予定はOutlookなどで言うところの会議や予定に該当するものになるのでしょう。

トップページよりメニューから「予定の追加」を選択。

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入力項目は直感的にわかる感じで、「最寄り駅」とかがやや特徴的な項目でしょうか。
最寄り駅を正確に入力すると移動時間などが考慮されるようです。

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その他の項目はこんな感じで、必要に応じて入力して保存!

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保存を行うとカレンダー画面に飛び、予定が登録されたことが確認できます。

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ちなみにもちろん手動で入力を行うこともできますが、カレンダーや時刻の設定ダイアログはこんな感じ。
カレンダーはよくありそうなデザイン。時刻は私はあまり見慣れない感じですね。

・カレンダー
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・時刻
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秘書BOTからの入力

秘書BOTからなにかしらの入力を行いたい場合は「?」を入力すると使用可能なメニューが表示されます。

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今回は予定の登録を行うので、「新しい予定」のボタンを押下し、Botから表示される必要項目の入力を行うことで登録できます。

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カレンダーの照会

登録した予定を照会してみます。
予定の照会は一般的な機能でもあるがゆえに、インターフェースや付随機能が重要になってくるのではないでしょうか。

【自身のカレンダー照会】

登録した自身の予定を照会すると以下のような画面になります。
終日の予定は日付の下部に表示されるようです。

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予定部分を押下すると詳細が参照できます。ここから既存予定へのコメントや新規予定の追加を行うことができます。

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コメント追加を押下して、コメントを追加してみます。

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予定に対してのコメントが追加できました!
予定に対してコメントというのは機能はあまりみませんが、予定の前の調整の他にも打合せ中の議事録に使用するなど工夫次第で様々な使い方ができると思います。


ここまで登録した予定を他のユーザから参照してみます。


【他者のカレンダー照会】

他者から参加要請があった予定については、初期状態は「未定」になっていて色が変わっています。
そこから参加や不参加を設定するようです。

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・秘書BOTとの連携

ちなみに他者から予定の参加者に入れられた場合は、秘書BOTで参加不参加を登録することができます。
以下のような感じで、「?」を入力して、ボタンを押下するか番号を入力すると「出欠のチェック」をLINEから行うことができます。

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これは使用シーンによってはかなり便利だと思います。
また、他の人から予定を入れられた場合には、出欠のチェックを知らせるプッシュ機能(BOTから出欠を問うてくれる機能)も存在します。タイミングは不明確ですが、予定が入ってからしばらくして通知がきたため、定刻になると発信されるっぽいです。


【空き時間検索機能】

これは本ツールの一押し機能の一つです。

メニューの「空き時間検索」を押下し、検索条件やメンバーを入力します。
設定項目は必要十分になっていて直感的にもかなり分かりやすいですね。

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検索を押下すると、対象メンバーの空き時間が表示されます。

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空き時間を選択すると「候補」が表示され、その中からすぐに「予定の追加」か「調整候補へ追加」が行えます。
試しに候補を入れてみました。

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候補を選択した場合、後から選択を行うと日程の確定となります。

やっぱりこの機能は便利だと思うなぁ。
試しに使ってる二人とかなら大したことないけど、実際の現場で複数人との打ち合わせをセッティングするときにはかなりストレスフリーになるんじゃないかと思います。このようなところで時間使うのってなんか無駄な気がして嫌ですからね。

プロジェクト管理機能

プロジェクト管理機能

【プロジェクトの登録】

メニューからプロジェクトの追加を選択します。
プロジェクトの作成画面が表示されたらプロジェクト名を入力し、管理(表示)形式を選択します。
各管理形式についてはタスクを実際に登録した後に実際に見ていきましょう。

表示形式は様々なものが選択できますが、基本的には全てではなくそのプロジェクトに適したものを選択すべきでしょう。今回はトライアルなので全てを選択しています。

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とりあえずこれだけでプロジェクトの登録は完了です。

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【プロジェクトメンバーの追加】

一人プロジェクトというのもなんかあれなので、プロジェクトにメンバーを追加してみます。

当該プロジェクトのかんばんメニューの管理メニューからメンバー管理を選択することでメンバーを追加することができます。

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ちなみに招待された側がプロジェクトへの参加を行うと管理者側で以下のような権限の設定ができます。

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これでなんとなくの準備はできましたかね。

タスク管理機能

【タスクの登録】

どの管理機能からでも追加は行えますが、今回はかんばん機能から追加を行います。
実行中の「タスクの追加」リンクを押下して、タスクの入力を行います。

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タスクについては、詳細から登録することによって親子関係を登録することも可能です。

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個人的にはタスクの親子関係が登録できるのは必須ですかね。
大きなタスクをステータスで細かく管理するよりは、細かいタスクを大きなステータス単位で入力した方が利用者個人による状態(進捗)の主観的な違いというのが発生しにくいと言われるからです。

また、細かくタスクを登録するという意味では、子タスクの下にさらに孫タスクも登録可能なようです。
ここでしっかりとブレイクダウンして登録すれば、そのままWBSとして活用することも可能だと思います。


・秘書BOTからの登録

タスクの登録に関してもBOTから行うことができます

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必要になったときにすぐにLINEからでも登録できるのはよいですね。
BOTからの登録は詳細も登録できますが、入力しようとするとBOTとのやりとりが長くなるので仮登録して後からブラウザで詳細編集とか、直近のTODOを登録する用途に向きそうです。


【タスクの照会】

試しにいくつかのタスクを登録したので、照会を行ってみます。
使用する用途によってうまく使い分けるとより便利になると思います。

・かんばん

かんばんでの表示イメージは以下のようになります。
この表示の特徴としては、ドラッグ&ドロップでタスクの状態を変更できることでしょうか。

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タスクが増えてくるとかんばん形式では若干見にくい気がするのでフィルターを使用するのが実践的でしょう。

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・タスク一覧

タスク一覧では以下のように表示されます。
かなりシンプルなつくりになっています。

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フィルター機能によって概ね満たせますけど、用途によってはソート機能があるとより便利な気がしますね。

・担当別

担当別の画面イメージは以下のような感じです。
担当別では、ドラッグ&ドロップで担当者や期日の変更を行うことができます

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個人別に一週間程のタスクが確認でき、スクロールによってさらに先の予定も確認できます。

・カレンダー

カレンダー機能でのカレンダー表示もできますが、プロジェクト管理機能でも以下のように表示ができます。
カレンダー表示では、ドラッグ&ドロップで期日の変更を行うことができます

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自分のみのタスクを確認する場合は、カレンダー機能の表示だと予定とタスクが表示されるのでそちらの方が便利かもしれません。

・年間カレンダー

月を跨いだ範囲でのタスクの確認ができます。
短期的に見た場合には他の機能で確認した方がよさそうですが、プロジェクト規模が大きい場合には有効なのかもしれません。

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・ガントチャート

進捗やタスクの相互関係をみる場合には、個人的にはガントチャート形式が見やすいです。
タスクの親子関係の確認や追加、編集機能が他の表示形式よりも充実している気がします。

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歯車アイコンを押下することで、状態や担当者の変更を容易に行うことができます。

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日常的に使用するのはこの表示形式が便利な気がする。

・コメント

タスクをSNS風のコメントベースで表示する機能です。

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他のコミュニケーションツールの代用にもなりうるので、運用上のルールがしっかり決まっていれば有効活用できる気がしますね。
個人的にはただコミュニケーションツールを導入し利用者が好きなように使うと情報が分散するんじゃないかと思っているのでしっかりとしたルールは必須かと。

・ダッシュボード

全体の状況を俯瞰してみる場合にはダッシュボードで確認するのが便利です。
今回、私の登録した内容だけでは規模が小さいので以下は公式サイトから引用させていただきました。

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プロジェクトの進捗を数字でとらえることで遅延などが発生してないかを一目で知ることが出来ます。 また個人にタスクが集中しすぎてないかなどの負荷管理も行うことが出来ます。

引用元:公式サイト

まとめと所感

秘書BOT機能に関して

今後同じような機能を持つツールが増えていく可能性もありますが、やはり面白いです。
普段使用しているインターフェースからの入力なら、入力操作などは直感的に分かり、入力漏れが防げるなどの利点もあります。

利用者的には、ある意味目新しい入力方法に目を惹かれ、実際に便利だから使い続けるというのは大いにあることだと思います。

入力方法が明確に分かるので問題はないのですが、現時点では、BOTとしての入力の柔軟性はなんでもかんでもいいように解釈してくれるわけではないので、手軽に予定を入力できることやプッシング機能が便利に感じる機能になると思います。

現在対応してるのは、LINEFacebook Messengerです。
仕事上で既に別のコミュニケーションツールを使用している場合もありますので、今後はslackやChatWorkなど様々なツールに対応してくれたら使用の幅が広がりそうだなと思いました。

カレンダー機能に関して

実践的にはやはり空き時間検索が便利ですかね。
プロジェクトの準備段階で、わざわざ考えることは少ないかもしれませんが、関係者が多い場合などには予定調整に意外と時間を食われる場合もあります。空き時間が適切に見つけられず打合せが後手に回ってしまっては仕事の進捗にも関わるぐらいに影響は大きいでしょう。
その点に関しては非常に有効な機能になると思っています。

カレンダー機能では予定タスクの両方がカレンダー上で参照可能になっています。
これは例えば予定を入れる際には、その日にやるべきことが可視化されているため、タスクを考慮した予定の設定が行いやすいという利点があります。
一方で、予定やタスクが増えてくると慣れるまでは見た目的にごちゃごちゃした印象を受けてしまいそうだなと思いました。

プロジェクト管理機能に関して

様々な表示形式が選択できるのは利点であると思います。
また、管理は必要になるものの、個別にプロジェクトを作成しやすいため、工程ごとにプロジェクトを切ったりアジャイル開発でイテレーション単位で切る他にも、本流の仕事とは別に発生するワーキンググループなどの単位で作成し使用するのも有効ではないかと思いました。

表示形式は様々なタイプが用意はされていますが、表示形式により情報の見え方が少し変わってくるので立場やフェーズによってうまく使い分ける工夫は必要になるでしょう。

全体、導入に関して

上記の機能部分ではうまく紹介できませんでしたが、本ツールはWEBブラウザ上で扱うツールとしてスマートホンでの表示もPC版で表示した場合と同様レベルの作りこみがなされています。
秘書BOTがある点からもPCとともにスマホでの利用を考える場合に本ツールは優れていると思いました。
加えて、最寄り駅入力による移動時間の考慮などを有効活用することができれば、仕事のフィールドが職場以外にもあるメンバーがプロジェクト内に多く参加している場合などには他のツールにはない効果が発揮できるのではないでしょうか。

個人的な考えにはなりますが、いくら便利だからと言っても部分的な機能を利用するためにツールの数をいたずらに増やしていくのは導入、管理コストや学習コスト、重複登録、情報の分散などの観点からあまり有効ではないと思っています。

既に管理ツールを使用している場合も多いと思いますので、機能の充足や使用感はよく確認すべきです。
その点からもまずは一か月で完結する個人的な仕事や小規模プロジェクトでトライアル利用を行うとその辺も確実に確認できるものと思います。

www.hignull.com